يمكن القول ان المكتب الافتراضي هو تقنية تمكُن الموظفين وأصحاب الأعمال بالعمل عن بُعد كما أنه يمكّن الشركات الناشئة والفريلانسر والمنظمات من الحصول على عنوان مميز دون الحاجة إلى دفع إيجار مقابل المساحة الفعلية.
كما تقدم معظم المكاتب خدمة رقم هاتف محلي لاستقبال المكالمات واعادة تحويلها لك ، او الرد عليها من قبل موظف استقبال محترف متوفر 24/7 بالشكل الذي تريده ، وتحويل الرسائل الصوتية مباشرة لهاتفك. ليس هذا فقط بل يمكنك حجز مساحة حقيقية لاستقبال العملاء والموظفين وتنظيم ورش العمل والمؤتمرات والاحتفالات
الاسباب الاكثر شيوعا لاستخدام المكاتب الافتراضية:
الحفاظ على الخصوصية ،خاصة بالنسبة للمشاهير ونجوم السوشيال ميديا ،ويساعدك هذا على التركيز على إدارة شركتك دون إخبار العالم بمكان إقامتك أنت وعائلتك
التعامل مع شركات لا تقبل التوصيل لعنوانك الحقيقي(مثل بعض شركات التسوق الرقمي التي تعمل في امريكا وكندا فقط) او لاتستطيع التوصيل للاماكن البعيدة والنائية
توفر خدمات الهاتف والرد اللآلي والبريد الصوتي وخدمات الفاكس وتوفر موظفة استقبال محترفة لادارة اتصالاتك.
تعمل المكاتب بشكل مستمر في ساعات العمل العادية بوجود عمال رهن الاشارة مما يضمن لك عدم تفويت اي طرد او رسالة.
الثقة مع العميل ، يرغب العملاء في التعامل مع شخص محترف يملك مكتبا في منتصف ابوظبي مثلا
عنوان بريدي ثابت، يستفيد مِن هذه الميزة مَن يكثر تغيير مكان سكنه ومكان عمله باستمرار كالرحالة والمهاجرين
الخدمة غير مكلفة اطلاقا واحيانا مجانية (للمستخدمين الجدد) بالإضافة إلى أن امتلاك المكتب الافتراضي يخفض المصروفات بشكل ملحوظ.
إمكانية حجز مساحة عمل حقيقة لساعة او عدة ساعات يوميا للاجتماعات والمؤتمرات ، والتمتع ببعض ميزات الموقع كالانترنت عريض النطاق وطابعة للفاكس ومكاتب الاجتماعات الراقية (إنه مكان يستحق الزيارة حقا).
متوفر في كل دول العالم (حتى العالم الثالث) ،كل ما عليك هو البحث قوقل "مكتب افتراضي في كوالامبور" مثلا ،وستجد الخدمات والاسعار لتقارن وتختار الافضل والانسب لك. لكننا ننصح بالمكاتب الموجودة في بلدك لتجاوز مشكلة حاجز اللغة في التواصل مع موظفي الاستقبال.
أمثلة للشركات التي توفر المكاتب الافتراضية
virtualoffice [هذا موقع عربي اماراتي]
امثلة للشركات التي توفر عنوان بريدي افتراضي.
في حال كنت بحاجة للعنوان البريدي فقط دون باقي الميزات الموجودة في المكتب الافتراضي ، فجميع هذه الشركات التالية توفر (صندوق بريد باسمك + عنوان بشارع ممبز + امكانية اعادة توجيه البريد والطرود +امكانية تخزين البريد والطرود لتجميعها وشحنها مرة واحدة + امكانية القاء نظرة على محتوى البريد والطرد وتحويل البريد الى ملف pdf ) بأسعار متفاوتة وباقات اشتراك مختلفة تبدأ من 10دولار الى 150دولار شهريا مع احتمالية وجود اول شهر مجانا + هناك رسوم اعداد تدفع مرة واحدة عند التسجيل.الشركات هي :
PostScan Mail.
US Global Mail.
iPostal1.
Anytime Mailbox.
VirtualPostMail.
Traveling Mailbox.
PO Box Zone.
Earth Class Mail.
Mailbox Forwarding.
USA2me.
Regus.
GRM Digital Mailroom.
إذا كنت رائد أعمال طموحًا ، أو تعمل في شركة صغيرة ، فهناك عدة أسباب لاعتبار المكتب الافتراضي هو الحل الصحيح. لا تقلل المكاتب الافتراضية فقط من النفقات المتعلقة بالتكنولوجيا والتكاليف العامة (عن طريق تقليل نفقات الإيجار وتكاليف البناء) ، بل تجعل عملك أكثر تنافسية حيث تقدم حافزًا لعمالك عن بُعد
تعد المكاتب الرقمية مفهومًا جديدًا نسبيًا في عالم الأعمال ، ولكن من المحتمل أن تكون الفرصة لنقل شركتك إلى المستوى التالي
-------
بقلم : يوسف ابراهيم
